Übernahme- und Verwertungsnachweis: Was Ihr Nachweis bei der IT-Entsorgung enthalten muss

Wenn ausgemusterte IT-Hardware Ihr Unternehmen verlässt, endet Ihre Verantwortung nicht an der Tür. Der Datenschutzbeauftragte will wissen, wo die Datenträger geblieben sind. Die Geschäftsführung will einen Beleg, der einer Prüfung standhält. Und bei TISAX oder einem Kundenaudit fragt jemand nach genau diesem Papier. Dieser Beitrag erklärt, was ein Übernahme- und Verwertungsnachweis ist, was darin stehen muss und woran Sie einen schwachen Nachweis erkennen.

Was ist ein Übernahme- und Verwertungsnachweis?

Ein Übernahme- und Verwertungsnachweis dokumentiert, welche Geräte ein Dienstleister von Ihnen übernommen hat, wann und wo, und welchen Weg sie danach genommen haben: Wiederverwendung, Verwertung oder Vernichtung. Er ist kein gesetzlich einheitlich vorgeschriebenes Formular, sondern die praktische Grundlage dafür, dass Sie gegenüber Datenschutz, Prüfern und Kunden nachweisen können, wie Sie mit Ihrer Altgeräteentsorgung umgegangen sind.

Was ein guter Nachweis enthält

• Vertragsparteien und Abholort, mit Datum und eindeutiger Dokumentnummer

• Objektliste mit Seriennummern für alle datentragenden Geräte, Einzelerfassung statt Pauschalangabe

• Anzahl der übernommenen Datenträger, getrennt nach Typ (HDD, SSD, Flash)

• Gesonderte Erfassung von Batterien und Akkus (USV, Notebook-Akkus)

• Übergang von Besitz und Verantwortung mit Unterschrift beider Seiten

• Angabe, wie mit den Daten verfahren wird: Löschung durch Sie selbst oder durch den Dienstleister, bei Bedarf physische Vernichtung

• Weg der Geräte: Vorbereitung zur Wiederverwendung oder Verwertung über zertifizierte Entsorgungspartner

• Anlagen: Seriennummernliste, Löschprotokoll oder Löschzertifikate, Vernichtungsnachweis, Entsorgungsnachweis, Fotos

Warum eine Quittung vom Wertstoffhof nicht reicht

Eine Wertstoffhof-Quittung belegt höchstens, dass Material abgegeben wurde. Sie nennt keine Seriennummern, sagt nichts über Datenträger und enthält keine Aussage darüber, ob Daten gelöscht oder vernichtet wurden. Für den Datenschutzbeauftragten ist sie praktisch wertlos, für ein Audit ebenfalls. Der entscheidende Unterschied: Ein Nachweis muss Geräte einzeln zuordnen und den Verbleib der Datenträger belegen.

Löschzertifikat, Vernichtungsnachweis, Entsorgungsnachweis — der Unterschied

• Löschzertifikat: belegt, dass ein einzelner Datenträger gelöscht und das Ergebnis geprüft wurde (Seriennummer, Verfahren, Datum, Ergebnis).

• Vernichtungsnachweis: belegt die physische Zerstörung von Datenträgern, die sich nicht sicher löschen lassen oder bei denen Löschen nicht reicht.

• Entsorgungsnachweis: belegt, dass Geräte oder Bauteile bei einem zertifizierten Entsorger verwertet wurden.

• Übernahme- und Verwertungsnachweis: der Rahmen darüber, der alles zusammenführt und die Übergabe dokumentiert.

Woran Sie einen schwachen Nachweis erkennen

• keine Seriennummern, nur „x Stück Hardware“

• keine Aussage zu Datenträgern

• kein Datum, keine Unterschrift, keine Dokumentnummer

• unklare Angabe, wohin die Geräte gehen

• Anlagen „auf Anfrage“, die dann nie kommen

Wie das bei Regenera-Tech aussieht

Bei jeder Abholung erfassen wir die Geräte einzeln mit Hersteller, Modell und Seriennummer, trennen Datenträger und Batterien und erstellen den Übernahme- und Verwertungsnachweis mit Dokumentnummer. Je nach Auftrag gehören dazu Löschzertifikat je Datenträger, Vernichtungsnachweis (physische Vernichtung nach Sicherheitsstufe H-5 über einen Partner) und Entsorgungsnachweis. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor dem Termin unterschriftsreif bei Ihnen. In der Regel erhalten Sie die Unterlagen innerhalb weniger Werktage nach der Abholung.

Häufige Fragen

Ist der Nachweis gesetzlich vorgeschrieben? Es gibt kein einheitliches Pflichtformular. Wer Datenträger mit personenbezogenen Daten entsorgt, muss aber nachweisen können, wie die Daten geschützt wurden, und genau dafür dient der Nachweis. Fragen Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten.

Gilt das auch für TISAX? Der Nachweis unterstützt Ihre TISAX- und DSGVO-Dokumentation. Er ersetzt weder Zertifizierung noch Audit.

Wie lange bewahre ich ihn auf? Das richtet sich nach Ihren internen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen. Klären Sie das mit Datenschutz und Steuerberater.

Bekomme ich ein Muster? Ja, auf Anfrage senden wir Ihnen ein Muster ohne Kundendaten.

Sie brauchen den Nachweis für eine konkrete Abholung?

Möchten Sie den Nachweis für eine konkrete Abholung oder vorab ein Muster sehen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns: Telefon +49 155 11928836 · E-Mail info@regenera-tech.de. Weiterführend: IT-Entsorgung München · Serverraum-Auflösung · FAQ